Privacidade da aplicação SAV

1. Quem disponibiliza o SAV

O SAV é disponibilizado pela Genwinit unipessoal, Lda (GenwinIT). Contacto: geral@genwinit.pt; Rua Serpa Pinto nº 74, 1º, 2350-552 Torres Novas, Portugal. Estes dados correspondem à identificação e morada de contacto publicadas pela GenwinIT.

Para questões sobre dados geridos pela sua entidade empregadora ou outra organização cliente, contacte também essa organização. O email indicado é um contacto geral de privacidade e não identifica um encarregado de proteção de dados designado.

geral@genwinit.pt

2. A GenwinIT e a sua organização

Quando determina finalidades próprias, como a administração da relação com clientes, o apoio e a proteção do seu serviço, a GenwinIT é responsável pelo tratamento correspondente. Nem todos os dados de conta ou registos técnicos pertencem necessariamente a este contexto: a repartição depende da finalidade concreta e do contrato.

No tratamento de documentos e informação empresarial exclusivamente por instruções do cliente, a GenwinIT atua como subcontratante. A organização cliente determina as finalidades, o fundamento jurídico, os acessos e a informação devida aos trabalhadores, clientes, fornecedores e outras pessoas. Este aviso não substitui o aviso da organização nem o acordo de tratamento de dados.

3. Dados e respetiva origem

A utilização pode envolver nome, email profissional, código de trabalhador, dados de autenticação, empresa e permissões, convites, preferências, pedidos de apoio e registos de atividade técnica. Os dados são fornecidos pelo utilizador, pelos administradores da organização ou recolhidos durante a utilização do serviço.

Consoante os módulos utilizados, a organização introduz documentos e metadados contabilísticos, identificadores fiscais, faturas, recibos de vencimento, contas e movimentos bancários, nomes e datas de férias, despesas, trajetos e matrículas de veículos. Os dados podem provir de carregamentos, integrações autorizadas ou texto extraído dos documentos. Documentos podem conter dados de terceiros ou dados especialmente protegidos; a organização deve avaliar a necessidade e as condições legais do seu tratamento.

4. Finalidades e fundamento jurídico

As funcionalidades de conta permitem gerir convites, autenticar utilizadores, recuperar acesso, aplicar permissões e enviar comunicações de serviço. Os módulos documentais e empresariais permitem arquivo, pesquisa, extração, consulta e partilha autorizada, bem como gestão de férias e despesas. Quando executados por conta do cliente, estes tratamentos seguem as suas instruções; o cliente determina o fundamento jurídico aplicável.

Para finalidades próprias, a gestão de contactos profissionais, apoio e segurança é proposta com base no interesse legítimo em administrar e proteger o serviço, sujeito a avaliação e ponderação. A execução de contrato só é aplicável quando o titular é parte nesse contrato; um contrato com a empresa não torna automaticamente este fundamento aplicável aos seus trabalhadores. Obrigações legais concretas e, quando exigido, consentimento constituem fundamentos distintos.

5. Acessos, comunicações e integrações

Os dados da organização são disponibilizados aos utilizadores e contabilistas a quem esta concede acesso e aos prestadores necessários à operação contratada. Exportações, descarregamentos e integrações podem criar cópias fora do SAV, sob responsabilidade de quem as recebe.

A aplicação dispõe de integrações configuráveis para armazenamento Amazon S3, email SMTP da organização ou do serviço, apoio por Tawk.to e extração com um serviço compatível com OpenAI. A existência destas integrações no produto não confirma a sua ativação nem identifica o prestador efetivamente contratado em cada ambiente. A lista de subcontratantes aplicável deve identificar os serviços ativos, funções e localizações antes da utilização correspondente.

Quando utilizado, o módulo local de envio de documentos pode conservar ficheiros em erro e comunicar nomes de ficheiros, caminhos, tamanhos e datas aos destinatários de relatórios configurados. As organizações devem definir esses acessos e a conservação local. Os prestadores do formulário do site público não constituem automaticamente os prestadores destas comunicações da aplicação.

6. Medição, diagnóstico e apoio

Foram identificados Google Analytics, Hotjar e New Relic na página de entrada atualmente disponibilizada. Estes serviços estão associados a medição de utilização, análise de interação e diagnóstico de desempenho ou erros, podendo tratar identificadores, dados do navegador, páginas e eventos.

O acesso reservado e a relação B2B não dispensam informação nem consentimento quando este é legalmente exigido. A presença de scripts não demonstra uma escolha anterior do utilizador. Para esclarecer as escolhas disponíveis, contacte geral@genwinit.pt.

7. Armazenamento no navegador

A aplicação utiliza localStorage para contexto de autenticação, empresa selecionada, filtros de datas, estado de acesso por PIN e preferências de idioma e de empresa por utilizador. Este armazenamento pode conter identificadores, nome e contexto de acesso. Não é um cookie, mas também conserva informação no dispositivo.

Algumas preferências persistem depois de terminar a sessão e não têm uma expiração explícita na implementação analisada. Apagar os dados do site no navegador remove dados locais e pode terminar o acesso ou repor preferências; não apaga os dados guardados no servidor. Em equipamentos partilhados, termine a sessão e evite guardar preferências de acesso.

8. OCR e extração assistida por IA

O OCR transforma documentos em texto. A extração assistida por inteligência artificial pode transformar texto de faturas e extratos bancários em campos estruturados e, quando ativada, enviar esse texto para o serviço externo configurado. Não se deve presumir que todo o tratamento documental é local ou que o texto está anonimizado antes do envio.

Os resultados podem conter erros e devem ser verificados antes de utilização contabilística, fiscal, laboral ou financeira. A extração, por si só, não constitui uma decisão exclusivamente automatizada com efeitos jurídicos. Não foi confirmado um processo desse tipo nesta preparação; quaisquer utilizações com efeitos significativos exigem informação e salvaguardas próprias.

9. Conservação e saída do serviço

Os documentos e dados tratados por conta do cliente seguem as instruções de conservação, devolução e apagamento acordadas com a organização, incluindo o fim do contrato. A eliminação de um ficheiro na interface não demonstra a eliminação imediata de cópias de segurança, versões anteriores, exportações ou mensagens já enviadas.

Para dados de conta, apoio e segurança tratados para finalidades próprias, a conservação deve limitar-se à necessidade da finalidade e às obrigações ou defesa de direitos aplicáveis. O prazo de 14 dias dos logs do formulário público não é o prazo de conservação da aplicação.

10. Localizações e transferências internacionais

O armazenamento e acesso dependem dos prestadores e configurações do serviço contratado. A localização europeia de um componente do formulário público não demonstra que documentos, suporte, monitorização e cópias da aplicação permaneçam no Espaço Económico Europeu.

Quando haja transferências para fora desse espaço, a informação aplicável deve identificar os destinos e o mecanismo legal, como decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo com as medidas necessárias. Solicite informação e acesso às garantias pertinentes através de geral@genwinit.pt.

11. Direitos e pedidos

Nas condições aplicáveis, pode exercer acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade e oposição, bem como retirar consentimento sem afetar o tratamento anterior. Existem ainda direitos relativos a decisões exclusivamente automatizadas nos casos previstos na lei.

Para tratamentos próprios da GenwinIT, envie o pedido para geral@genwinit.pt. Para documentos e registos sob responsabilidade da sua organização, contacte essa organização; a GenwinIT presta a assistência que lhe compete como subcontratante. Pode ser necessária confirmação proporcional da identidade. A resposta ocorre, em regra, no prazo de um mês, sujeito às extensões e exceções legais. Pode apresentar reclamação à CNPD e recorrer aos tribunais.

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)

12. Pontos pendentes de confirmação

Antes da aprovação, serão confirmados os fundamentos dos tratamentos próprios, os serviços e funcionalidades ativos, as entidades prestadoras, os destinos e garantias de transferência, os prazos de conservação e a eliminação de cópias de segurança. A configuração de monitorização, os dados recolhidos e os controlos de consentimento também estão pendentes. Este rascunho não confirma a existência de um mecanismo de escolha adequado.

13. Informação antes de utilizar o serviço

Este aviso deve estar disponível antes da recolha de dados, incluindo no convite ou adesão e na página de entrada, e continuar acessível na aplicação. Preparar esta página não altera os ecrãs atuais de login ou onboarding; a sua ligação nesses pontos faz parte da implementação pendente.

Os dados de autenticação e as permissões necessários permitem o acesso; sem eles pode não ser possível usar o serviço. A organização deve indicar que outros dados são obrigatórios e as consequências da sua falta. Alterações relevantes deste aviso devem ser comunicadas de forma adequada, sem substituir novo consentimento quando exigido. A data acima identifica esta versão de trabalho, não uma publicação.